Una de las fases iniciales del proceso de una auditoría de sistemas de gestión es la reunión inicial a la que a veces no le damos la suficiente importancia. Recogemos aquí algunas cuestiones a tener en cuenta:

El propósito de la reunión de apertura es:

a) confirmar el acuerdo de todos los participantes (por ejemplo, auditado, equipo auditor) sobre el plan de auditoría;

b) presentar al equipo auditor y sus funciones;

c) asegurarse de que se pueden realizar todas las actividades de auditoría planificadas.

Debería celebrarse una reunión de apertura con la dirección del auditado y, cuando sea apropiado, con aquellos responsables de las funciones o de los procesos que se van a auditar. Durante la reunión, debería proporcionarse la oportunidad de realizar preguntas.

El grado de detalle debería ser coherente con la familiaridad del auditado con el proceso de auditoría. En muchos casos, por ejemplo, en auditorías internas en una organización pequeña, la reunión de apertura puede consistir simplemente en comunicar que se está realizando una auditoría y explicar la naturaleza de la auditoría.

Para otras situaciones de auditoría, la reunión puede ser formal y se debería mantener registro de los asistentes. El líder del equipo auditor debería presidir la reunión.

Según proceda, se debería considerar la presentación de:

–          otros participantes, incluyendo los observadores y los guías, intérpretes, y una descripción general de sus funciones;

–          los métodos de auditoría para gestionar riesgos para la organización que puedan resultar de la presencia de los miembros del equipo auditor.

Según proceda, se debería considerar la confirmación de:

–          los objetivos, alcance y criterios de la auditoría;

–          el plan de auditoría y otras disposiciones pertinentes con el auditado, como la fecha y hora de la reunión de cierre, cualquier reunión intermedia entre el equipo auditor y la dirección del auditado, y cualquier cambio necesario;

–          los canales de comunicación formal entre el equipo auditor y el auditado;

–          el idioma que se va a utilizar durante la auditoría;

–          que durante la auditoría se mantiene informado al auditado del progreso de la misma;

–          la disponibilidad de los recursos e instalaciones que necesita el equipo auditor;

–          los temas relacionados con la confidencialidad y la seguridad de la información;

–          los acuerdos pertinentes para el equipo auditor relativos al acceso, salud y protección, seguridad, emergencia y otras disposiciones;

–          las actividades en el sitio que pueden tener impacto en la conducta del auditor.

Según proceda, se debería considerar la presentación de la información sobre los siguientes elementos:

–          el método de presentación de la información sobre hallazgos de la auditoría incluyendo los criterios para la categorización, si la hay;

–          las condiciones bajo las cuales la auditoría puede darse por terminada;

–          cómo tratar los posibles hallazgos durante la auditoría;

–          cualquier sistema de retroalimentación del auditado sobre los hallazgos o conclusiones de la auditoría, incluyendo las quejas o apelaciones.