Comencemos con la definición de Información Documentada según la Norma ISO 45001: 20018

Información Documentada: Información que una organización tiene que controlar y mantener, y el medio que la contiene.

  • La información documentada puede estar en cualquier formato y medio, y puede provenir de cualquier fuente
  • La información documentada puede hacer referencia a: el sistema de gestión de la SST, incluidos los procesos relacionados, la información generada para que la organización opere (documentación) y la evidencia de los resultados alcanzados (registros)

La intención del nuevo requisito es asegurar que la organización controla la información documentada necesaria para ser conforme con la Norma ISO 45001, así como la información documentada que se ha determinado necesaria para la eficacia de su sistema de gestión de la Seguridad  y Salud en el Trabajo.

Cuando la Norma ISO 45001 hace referencia a “mantener la información documentada” significa asegurarse de que la información se mantiene actualizada; por ejemplo, la información contenida en los procedimientos documentados, manuales, formularios y listas de verificación, información que podría almacenarse en la nube y descargarse a un teléfono inteligente o cualquier otro dispositivo electrónico, y otra información documentada (como la política de SST y los objetivos de SST).

Cuando la Norma ISO 45001 hace referencia a “conservar la información documentada“, significa asegurarse de que la información que se usa para proporcionar evidencias sobre si un requisito se ha cumplido o no, está protegida frente a cualquier deterioro o cambio no autorizado (lo que no debería ocurrir, salvo que se haya que hacer una corrección acordada).

En general, la Norma ISO 45001 no es prescriptiva en términos de la extensión de la información documentada necesaria. Esta variará de organización a organización dependiendo del tamaño y la complejidad de las operaciones, los procesos y los riesgos, lo requisitos legales y reglamentarios, y la competencia de las personas implicadas. Por ejemplo, la información documentada necesaria para un pequeño restaurante será mas sencilla y menos extensa que la necesaria para un fabricante de piezas de automóviles que tienes unos requisitos (legales, reglamentarios y del cliente) muy específicos, incluyendo información documentada de origen externo, que incorporar al sistema.